Il Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo 231 (Modello 231) è uno strumento giuridico che permette alle aziende di prevenire e gestire i reati commessi nell’interesse o a vantaggio dell’azienda stessa.
Previsto dal Decreto Legislativo n. 231 del 2001, il modello offre alle imprese la possibilità di evitare la responsabilità amministrativa in caso di reati commessi dai dipendenti o da soggetti terzi, purché venga dimostrato che l’azienda ha adottato e implementato efficacemente misure preventive adeguate.
L’adozione del Modello 231 rappresenta una scelta strategica per la tutela e la crescita dell’azienda. Non solo permette di ridurre i rischi legali e reputazionali, ma promuove anche una cultura aziendale basata sull’integrità, la trasparenza e la responsabilità.
In un contesto normativo sempre più esigente, investire nel Modello 231 significa adottare una strategia vincente nell’attuale contesto competitivo del mercato nazionale.
Avv. Paolo Marchioni
Perché adottare il Modello 231?
1. Riduzione del rischio legale e reputazionale
L’adozione del Modello 231 consente all’azienda di proteggersi da pesanti sanzioni derivanti da reati commessi da dipendenti o dirigenti. Nel contesto del Decreto Legislativo 231/2001, si parla di responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, non di responsabilità penale in senso stretto. Sebbene le sanzioni derivino da reati (penali) commessi da soggetti all’interno dell’azienda, la responsabilità che ricade sull’azienda è di tipo amministrativo, con conseguenze che possono includere multe, interdizioni e, in casi estremi, il commissariamento.
Implementando questo sistema, l’azienda può difendersi efficacemente in caso di indagini giudiziarie, riducendo il rischio di gravi conseguenze.
2. Miglioramento della governance aziendale
Il Modello 231 promuove una gestione trasparente e responsabile all’interno dell’azienda. Attraverso l’identificazione dei potenziali rischi e l’adozione di adeguati strumenti di controllo, il modello migliora la governance complessiva dell’impresa, riducendo al minimo le possibilità di incorrere in sanzioni legali.
3. Aumento della competitività
Un’azienda che adotta il Modello 231 si distingue per la sua attenzione alla conformità normativa e alla gestione del rischio, un fattore chiave di competitività, soprattutto nei rapporti con i clienti, i partner e gli investitori, che oggi richiedono sempre più standard elevati di integrità e trasparenza.
4. Responsabilità sociale e sostenibilità
Implementare il Modello 231 dimostra l’impegno dell’azienda verso una condotta etica e responsabile. Questo contribuisce a migliorare la reputazione dell’azienda, favorendo rapporti positivi con i clienti, i fornitori e le istituzioni.
5. Prevenzione e tutela del patrimonio aziendale
Il Modello 231 consente all’azienda di adottare misure preventive per ridurre il rischio di reati come corruzione, frodi, evasione fiscale e altri illeciti che potrebbero mettere a repentaglio il patrimonio e la continuità dell’azienda.
6. Partecipazione ai bandi pubblici
Un altro grande vantaggio dell’adozione del Modello 231 è la possibilità di partecipare a bandi pubblici e gare d’appalto. Le amministrazioni pubbliche, sia a livello nazionale che locale, richiedono sempre più frequentemente la dimostrazione della conformità alle normative vigenti, tra cui il Decreto Legislativo 231/2001. In particolare:
- Punteggi premiali: Alcuni bandi pubblici prevedono punteggi aggiuntivi per le aziende che dimostrano di aver adottato sistemi di gestione e controllo conformi alla normativa 231.
- Requisito di idoneità: In certi casi, l’adozione del Modello 231 può essere richiesta come condizione essenziale per partecipare alle gare, soprattutto in settori come le forniture pubbliche, i lavori infrastrutturali e i servizi.
- Maggiore affidabilità per le stazioni appaltanti: Le aziende dotate del Modello 231 vengono percepite come soggetti più affidabili e trasparenti, migliorando la propria posizione competitiva nei confronti di altre imprese che non adottano misure preventive.
La mancata adozione di un modello organizzativo, invece, può esporre l’azienda al rischio di esclusione dalle procedure di gara e alle conseguenze legate a eventuali reati o illeciti commessi dai propri dipendenti o dirigenti. In un contesto in cui la trasparenza e la correttezza delle pratiche aziendali sono essenziali, il Modello 231 diventa uno strumento fondamentale per partecipare attivamente al mercato degli appalti pubblici e ottenere commesse rilevanti.
Come funziona il Modello 231
Il Modello 231 si basa su tre elementi fondamentali:
Mappatura dei rischi
Identificazione delle aree a rischio di reato e dei processi aziendali più vulnerabili.
Adozione di protocolli e procedure
Il Modello 231 richiede l’implementazione di specifici protocolli e procedure per prevenire comportamenti illeciti in tutte le principali attività aziendali. Di seguito sono elencate le aree aziendali più rilevanti e i relativi protocolli:
1. Amministrazione e finanza
Procedure volte a garantire la trasparenza e la correttezza nella gestione finanziaria e contabile. Tra le principali misure troviamo:
- Monitoraggio dei flussi finanziari per prevenire frodi e riciclaggio.
- Controlli sui movimenti bancari, spese e verifiche incrociate delle fatture.
- Adozione di procedure di audit interno per garantire la conformità normativa.
2. Gestione dati e sicurezza informatica
La protezione dei dati aziendali e personali è cruciale per evitare violazioni della normativa sulla privacy e atti illeciti come la frode informatica. I protocolli includono:
- Implementazione di sistemi di sicurezza informatica per prevenire accessi non autorizzati ai dati.
- Procedure di backup e ripristino dati per evitare la perdita di informazioni critiche.
- Formazione del personale per il corretto utilizzo delle tecnologie e la protezione dei dati sensibili.
3. Area commerciale e gestione ordini
Nel settore commerciale è fondamentale adottare procedure che garantiscano la correttezza delle relazioni con i clienti e la trasparenza nelle operazioni di vendita. Le principali misure comprendono:
- Protocolli per la gestione degli ordini e delle forniture, con monitoraggio delle approvazioni e verifiche sui contratti.
- Procedure per prevenire il rischio di corruzione e conflitti di interesse nei rapporti con i fornitori e clienti.
- Verifica di conformità delle offerte commerciali e dei processi di negoziazione.
4. Approvvigionamenti e gestione dei fornitori
Nella gestione delle forniture è importante evitare favoritismi o pratiche illecite, implementando:
- Procedure per la selezione trasparente dei fornitori, basate su criteri oggettivi.
- Protocolli per la verifica della regolarità dei pagamenti e la tracciabilità delle transazioni economiche.
- Controlli sugli accordi contrattuali per garantire la conformità alle normative vigenti.
5. Sicurezza sul lavoro
Per evitare sanzioni legate alla mancata tutela della salute dei dipendenti, l’azienda deve adottare procedure rigorose per garantire:
- L’implementazione di un sistema di gestione della sicurezza che rispetti le normative vigenti in materia di salute e sicurezza sul lavoro.
- Monitoraggio delle condizioni lavorative, con valutazioni periodiche dei rischi e audit interni.
- Formazione obbligatoria del personale sui protocolli di sicurezza.
6. Gestione delle risorse umane
Anche nella gestione del personale è importante prevenire comportamenti illeciti. Alcuni protocolli includono:
- Procedure di selezione e assunzione trasparenti, che rispettino criteri etici.
- Monitoraggio del rispetto delle normative in materia di diritti dei lavoratori e discriminazione.
- Formazione continua sui comportamenti etici e conformi alle leggi.
Organismo di vigilanza ( OdV )
Costituzione di un organo indipendente che monitora l’applicazione del modello e ne verifica l’efficacia nel tempo.
Composizione e Struttura del Modello 231
Il Modello 231 si compone di diverse parti fondamentali, ognuna delle quali gioca un ruolo cruciale nel garantire la conformità alle normative e la prevenzione dei reati.
Di seguito sono descritti i principali componenti:
1. Parte Generale
La parte generale del Modello 231 offre una panoramica dell’azienda e del contesto normativo in cui opera. Include:
- Introduzione al Modello 231: Spiega le finalità e gli obiettivi del modello, nonché il contesto giuridico di riferimento.
- Organizzazione e struttura dell’azienda: Descrive la struttura organizzativa e le principali funzioni aziendali, evidenziando le aree a rischio e i processi chiave.
- Analisi del rischio: Identifica le aree aziendali a rischio di commissione di reati, basata su una valutazione preliminare delle vulnerabilità e dei potenziali comportamenti illeciti.
- Istituzione dell’Organismo di Vigilanza: Prevede la nomina di un organismo di controllo, monocratico o collegiale, deputato al controllo dell’efficacia ed efficienza del modello 231 introdotto.
- Sanzioni disciplinari: Introduce sanzioni disciplinari specifiche per i dipendenti e gli apicali che non rispettano protocolli e contenuto del modello 231.
2.Codice Etico
Il Codice Etico è un documento fondamentale che stabilisce i principi e le norme di comportamento che devono essere seguiti da tutti i membri dell’organizzazione. Comprende:
- Principi di integrità e trasparenza: Definisce gli standard etici e comportamentali, come la correttezza nelle relazioni commerciali, la lotta contro la corruzione e la gestione dei conflitti di interesse.
- Norme di comportamento: Stabilisce le regole per il comportamento quotidiano dei dipendenti, inclusi i criteri di onestà e le aspettative relative alla condotta professionale.
3. Procedure di Controllo e Contenimento
Queste procedure sono progettate per prevenire e rilevare eventuali illeciti, garantendo il rispetto delle normative. Includono:
- Procedure di controllo interno: Sistemi e controlli progettati per monitorare e prevenire comportamenti illeciti, tra cui controlli sui processi finanziari, approvazioni e verifiche.
- Procedure di gestione delle non conformità: Modalità di gestione delle situazioni in cui si rilevano anomalie o violazioni delle procedure aziendali.
4. Procedura segnalazioni ex d.lgs. 24/2023
(Sistema di Whistleblowing)
Il sistema di whistleblowing consente ai dipendenti e ad altre persone di segnalare in modo confidenziale e sicuro comportamenti illeciti o violazioni del Modello 231. Include:
- Canali di segnalazione: Strumenti attraverso i quali è possibile effettuare denunce anonime o riservate, come hotline o email dedicate.
- Protezione dei whistleblower: Garanzia di anonimato e protezione contro ritorsioni per chi segnala in buona fede.
5. Organismo di Vigilanza (OdV)
L’Organo di Vigilanza è un ente indipendente nominato per monitorare e verificare l’efficacia del Modello 231. I suoi compiti principali sono:
- Monitoraggio dell’applicazione: Controllare che le procedure e i protocolli siano rispettati e funzionino come previsto.
- Audit e revisione: Condurre controlli periodici e revisioni per garantire che il Modello 231 rimanga aggiornato e adeguato alle esigenze dell’azienda.
- Formazione e sensibilizzazione: Promuovere la formazione continua del personale sul Modello 231 e sulle normative pertinenti.
6. Formazione e Sensibilizzazione
Una componente chiave del Modello 231 è la formazione continua dei dipendenti riguardo alle norme e procedure. Questo include:
- Programmi di formazione: Sessioni di formazione periodiche per sensibilizzare i dipendenti sui principi del Modello 231 e sulle best practices.
- Aggiornamenti normativi: Informare il personale su eventuali modifiche legislative procedurali.